Política de Privacidad

Última actualización: 17 de julio de 2026

1. Responsable y alcance

DOCTRIX es una plataforma de gestión documental para centros educativos, direcciones distritales y direcciones municipales. Esta política se aplica al sitio doctrix.trixhq.com, sus cuentas de usuario y sus integraciones.

2. Información que tratamos

• Cuenta: nombre, correo electrónico, nombre de usuario, rol y datos necesarios para autenticación.
• Institución: nombre, código, dirección, cargo, jornada, responsables, plantillas y configuración documental.
• Documentos: datos introducidos por los usuarios, metadatos, correlativos, estados y referencias de archivos generados.
• Suscripción y soporte: plan, solicitudes de renovación, referencias o comprobantes proporcionados voluntariamente y comunicaciones de soporte.
• Datos técnicos: eventos de seguridad, errores y registros necesarios para proteger y mantener el servicio.

3. Módulos Estadística Final SACE y Rendimiento Académico

Estos módulos están destinados a directores y personal autorizado de centros educativos. Procesan los archivos PDF de Resumen Anual seleccionados por el usuario para extraer calificaciones, validar información y generar libros Excel estadísticos o de rendimiento académico.

• Procesamiento temporal: los PDF y los datos individuales de estudiantes —incluidos nombres, identidades, grados, secciones y calificaciones— se procesan temporalmente en el navegador del usuario para producir el resultado solicitado.
• Sin expedientes estudiantiles en Supabase: DOCTRIX no guarda en Supabase los PDF cargados, las calificaciones, los nombres, las identidades ni el detalle individual de los estudiantes procesados por estos módulos.
• Registros operativos: Supabase conserva únicamente información necesaria para administrar el módulo, como el usuario o centro autorizado, saldo y estado de ejecuciones, cantidad de archivos o estudiantes procesados, resultado de la ejecución y datos técnicos de diagnóstico. Estos registros no contienen el expediente académico individual.
• Archivo final: el libro Excel generado se guarda en la carpeta de Google Drive elegida y autorizada por el director. El navegador también puede descargar una copia al equipo utilizado.
• Archivos originales: los PDF seleccionados no se copian a Supabase ni se conservan como archivos por DOCTRIX mediante estos módulos.

La institución determina qué información procesa, confirma que cuenta con autorización y base legítima para hacerlo, controla su carpeta de Google Drive y decide cuánto tiempo conserva o elimina el Excel generado y cualquier copia descargada.

4. Integración con Google

La conexión con Google es opcional y se inicia únicamente cuando un administrador pulsa la opción correspondiente y concede su autorización en la pantalla de Google.

Permisos solicitados

• https://www.googleapis.com/auth/drive: localizar la carpeta elegida por el administrador y crear, copiar, organizar, consultar, exportar o eliminar los archivos que DOCTRIX gestiona para prestar el servicio. Google clasifica este permiso como restringido.
• https://www.googleapis.com/auth/documents: crear y editar documentos a partir de plantillas y sustituir variables con la información suministrada por el usuario.
• https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email: comprobar el correo de la cuenta de Google que autoriza la integración.
• https://www.googleapis.com/auth/userinfo.profile: consultar la información básica necesaria para identificar la cuenta autorizante.

Aunque los permisos técnicos de Google pueden permitir un acceso más amplio, DOCTRIX limita su uso operativo a la carpeta seleccionada, las plantillas configuradas y los documentos gestionados mediante la aplicación. No utiliza los datos de Google para publicidad, elaboración de perfiles comerciales ni venta de información.

El uso de información recibida de las API de Google cumple la Política de datos de usuario de los servicios API de Google, incluidos sus requisitos de uso limitado.

Plantillas maestras

Las plantillas maestras permanecen bajo control de DOCTRIX. La aplicación las utiliza internamente para producir documentos finales en la carpeta institucional autorizada. La integración no concede al cliente acceso a la carpeta privada, al catálogo maestro ni a los archivos fuente de plantillas no habilitadas en su plan.

5. Finalidades

Tratamos la información para autenticar usuarios; configurar la institución; generar, almacenar y localizar documentos; aplicar correlativos; prestar funciones de inteligencia artificial solicitadas por el usuario; gestionar planes y soporte; prevenir fraude; y mantener la seguridad y disponibilidad del servicio.

6. Inteligencia artificial y proveedores

Cuando el usuario activa voluntariamente una función de redacción con inteligencia artificial, el texto incluido en esa solicitud puede ser procesado por Groq para generar la respuesta. DOCTRIX no envía a ese proveedor archivos obtenidos desde Google Drive ni utiliza datos de Google para entrenar modelos personalizados.

DOCTRIX utiliza proveedores técnicos necesarios para operar el servicio, entre ellos Supabase para autenticación, base de datos y funciones; Cloudflare para alojamiento y entrega; Google para Drive y Docs; y Groq para las funciones de IA solicitadas. Estos proveedores procesan información únicamente para prestar sus servicios conforme a sus condiciones y medidas de seguridad.

7. Conservación y eliminación

Los datos de cuenta y configuración se conservan mientras la cuenta permanezca activa o durante el tiempo necesario para atender obligaciones operativas, de seguridad o legales. La autorización de Google se conserva hasta que el administrador desconecta Drive, revoca el acceso desde su cuenta de Google o solicita la eliminación de su cuenta.

Los datos estudiantiles mantenidos dentro del Excel generado permanecen en el Google Drive del director o en las copias que la institución descargue. DOCTRIX no controla sus plazos de conservación: el director o la institución debe eliminarlos directamente de Drive, de la papelera de Google y de los equipos donde existan copias cuando corresponda.

Para solicitar acceso, corrección o eliminación de información, escriba a [email protected]. También puede revocar el acceso de DOCTRIX desde la sección de seguridad de su cuenta de Google.

8. Seguridad

Aplicamos controles de acceso por rol, comunicaciones HTTPS, políticas de acceso a datos y registros de seguridad. Ningún sistema es completamente infalible; por ello revisamos y actualizamos las medidas conforme evoluciona el servicio.

9. Menores y datos institucionales

DOCTRIX está dirigido a personal autorizado de instituciones, no directamente a menores. La institución y sus usuarios son responsables de contar con autorización y base legítima para introducir datos de estudiantes u otras personas en los documentos.

10. Cambios y contacto

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios funcionales o normativos. Publicaremos la fecha de actualización en esta página. Para consultas de privacidad o sobre datos de Google, contacte a [email protected].